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昨天的工作累積到今天,今天的新工作又要延到明天,已經快要搞不清楚該從哪裡開始處理堆積如山的工作了。該做的事情太多,內心充滿焦躁,卻始終排不定工作的順序,白白浪費時間流逝……

「工作怎麼多到爆炸……好!總之按部就班解決掉吧!」
「不過工作不宜久放,昨天剩的先做吧!」
「不對,今天的任務好像有時效性……」
「可是之前的又不能一直拖著不管……」

「怎麼辦才好?」

你有沒有為了考慮先做哪件工作而想半天,結果竟然零進度過完一整個早上?這篇文章要介紹兩個廣受歡迎的方法,教你如何決定接下來要做的事。

工作一多就會掉進陷阱裡


你常常集中不了精神,想說反正按照心情決定先處理哪些事項,回頭一看才發現幾乎都沒太大進展?每一件事都辦得半桶水,就會導致什麼都趕不上。

人們一遇到大量事務,會有想要全部一起解決掉的衝動。

但是基本上大部分人一次只能應付一個工作,很少人能同時執行兩個以上的任務反而提升作業效率、讓工作品質更好。

檢視你的辦公桌,有沒有被各種文件佔滿了?還是說你在電腦上開啟了一大堆看都還沒看的網站?

舉個理所當然的例子,強如葉問,雖然他在電影中喊出「我要打十個」的台詞,也不是同時打倒十個對手,而是一個打完換下一個,輪流放倒所有對手。而且圍攻葉問的眾人也不是十個人同時攻擊,更像是變相的車輪戰。「一對一,打十場」才是正確的處事之道。

「力分則弱」的道理也必須牢牢記在心裡。工作的品質要提升,「專心致志」必不可少。人不像電腦,可以從開啟一大堆程式同步執行,而且就連電腦也會因此而運行速度變慢。選定一件事就先專心完成,然後再做下一件事。

商場是追求結果的世界,「專注經營」的思考方式孕育而生。所謂專注經營,就是「選擇單一個專長的領域,將資源集中投入的策略」。雖是企業經營的策略之一,也能泛用到個人待辦事項的管理上。

對於待辦事項的專注經營,有兩個大重點需要考慮。第一是「優先順序」,第二是「縮小範圍」。

1.幫任務加上優先順序


排定誰先誰後時有兩個指標可以幫助判斷,分別是「緊急度」和「重要度」。

  1. 緊急度(高)×重要度(高)→第一優先
  2. 緊急度(高)×重要度(低)→第二優先
  3. 緊急度(低)×重要度(高)→第三優先
  4. 緊急度(低)×重要度(低)→第四優先

設定好優先度,就可以開始專注處理第一優先的工作,完成後再換下一個第一優先的工作,待辦事項的清理大致可以照著這個流程循環,保持「一次只做一件事」的原則。

最重要的是全神貫注在一件事情上,像是沒有其他工作在等你。剛開始一定會在意還有一堆事等著處理,漸漸就會習慣了。

你能回想一下便利商店的飲料區嗎?如果拿出架子最外面靠近你的一瓶飲料,下一瓶就會滑下來替補上去,工作優先順序就像是陳列的飲料,眼中只要看到最靠近眼前的一件工作就好,全心全意投注在此時此刻

2.不要塞進不可能達成的工作量


開始前的計畫階段還要注意一點,不能妄想把所有事情排進待辦事項清單,一定要懂得縮小範圍。不能一想起來就在待辦事項清單加入一項新任務,有時不得不做出取捨

「這兩件事都要辦……」
「突然想起來,還有一件事等著我處理!」
「啊!多虧你提醒,我都快忘記還有那件事了!」
「我有時間全部完成嗎?好忙、好忙……」

有的人會在一天內塞進太多預定,很明顯就是不可能在一天內完成的份量。

想把三天份的工作量壓縮到一天內清光,再因做不到而自嘆能力不足,長此以往只會活得很痛苦,幹勁持續低落,無法認可始終不夠努力的自己。

凡事不用想要一步登天,按部就班進步就好了。三天份的工作,當然就要分三天完成,硬要擠在一天內才是強人所難。

肚子非常餓的時候去餐廳什麼都想吃,通常就會點太多,結局不是吃太飽就是剩一堆。而且通常事後才會感到後悔,因此點菜最好以八分飽為準。

工作的行程也是如此,不要塞到沒有變通的空間,畢竟你永遠不能確定未來會不會有意外事件出現。預留兩成的餘力,給自己多一點彈性,工作起來更從容不迫,無形之間反而能大大提升效率。

結論

你覺得今天的文章怎麼樣呢?希望多多少少能給你些安排工作預定的靈感。

在此做個總結,給現在工作堆積如山,不知如何著手的你參考。

  • 不要一次處理多件事
  • 以重要度和緊急度決定優先度
  • 決定好優先度,就只專注在第一優先的工作上
  • 工作和吃飯一樣以八分飽為原則,不要預定太多
  • 最重要的是,不要以滿分為目標,繃緊的弦撐不久

最後,祝你有個美好快樂的一天。

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Hira

Hira

troublecare小編/不務正業工程師/ 尋求日常煩惱的理性解答,為生活和工作注入一泉活水,深信外在的美麗來自內心的快樂與自信。 ~祝福你有個美好快樂的一天~