就算在平輩之間相處融洽的職場上,前輩後輩、上司下屬的關係也要畫個問號。管理的人要如何被管理的人打好關係,在各種工作領域內都顯得無比重要。

你有沒有遇過很難溝通的下屬?

明明是為對方著想才特地給他建議,他卻完全聽不進去。再正確合理的論點,對方不想聽的話就會像是對牛彈琴。如何才能讓對方聽話呢?

今天的文章要介紹的是讓工作上的溝通順暢的4個切入點。

主管在指導部屬時的4個NG的溝通方式

「請他做個資料都做不好、一直在幫她結果耽誤到我的工作,現在的年輕人真的是…」但下屬會這樣不斷出包,說不定你也會負一些責任喔?到底是怎麼回事?且聽小編娓娓道來~

【NG溝通方式1】不肯聽部下的理由

部下不小心犯錯,拖延到工作進度,這時主管應該怎麼做才好?

如果你的想法是「先罵一頓再說」,那就糟了。

上司常常說出口的台詞大概有以下3句:「你為什麼做不到?」、「別找藉口了」、「你這邊沒完成會害到別人」等等,對方還沒講完他的話就先被你嚇到縮回去了。

即便對方看起來沒事、什麼都沒在想,但心底大多都在自我反省「完蛋!犯錯了」,也知道被主管念是應該的,尤其是被罵「別找藉口了」,更是會直接閉嘴不再開口。如果你繼續給他意見「你這樣做會更好」,快被負面情緒打倒的屬下他根本聽不進去,很容易繼續犯同樣的錯誤,兩者的關係也會越來越差。

【NG溝通方式2】不主動關心部下or沒有事先告知如何使用公司資源

主管很容易跟部屬這樣要求:「有什麼事要報備一下」、「有不懂的地方就來找我」。的確,主管身上有很多事情要處理,沒有時間一直追著下屬跑、或是時時關心工作進度,所以這句話看起來蠻合理的。

然而,若只是被動地等部下來找你詢問意見,將會無法有效率地幫助他學習,你也沒辦法緊迫盯人、一直觀察他在做什麼。當部下遇到不會的事情,而主管看起來也很忙,他就會很猶豫「這個可以問嗎?」、搞不懂「到底要什麼時候找主管才好?」,找不到適合的時機點,等到主管想到、主動關心,一不小心就拖延到不少時間,甚至還有可能發生難以挽救的失誤。你可能就會下意識地對這個部下扣分,即使他是個有工作能力的人,只是還沒被開發出來。這不是很可惜的事嗎?

【NG溝通方式3】指示不夠明確

當你交辦事情給部下做,他卻沒有拿出符合你期待的成果,想必你會有些失望吧?或許問題就出在你的指示不夠明確哦~

雖然你要求他幫忙做會議紀錄,但是彼此對「會議記錄」的認知卻是不同的。之後部下交給你的東西,裡面可能東缺一個會議日期、西缺一個會議參加者名單,需要他回去重新修改,不僅對你來說麻煩,對部下來說也會覺得「我明明就照你說的做了,怎麼還要一直改啊?」

所以即便你覺得「這應該是常識」,你還是應該要先問問他,確定他沒問題,若他不知道也應該清楚地告訴他。

【NG溝通方式4】害怕被部下討厭

剛當上主管,或是不太熟悉管理部下的人,可能會很不想被部下討厭吧?但這樣的想法可能反而會成為職場人際關係的絆腳石。

「職場人際關係如何」基本上跟「主管是否受到部下歡迎」其實沒什麼關聯,跟工作效率優不優秀比較有關係。儘管部下覺得你兇兇的、有些畏懼,可是工作能力強、做事俐落,所以都不用加班,甚至還能沾光、一起加薪,不但很難對你產生討厭的心情,還會由衷地燃起敬佩之心。

相反的,如果上司怕被討厭所以畏首畏尾,什麼也不敢說,不只工作無法順利進行,也很容易累積壓力,哪天說不定累積已久的問題就會爆發出來。

6個與部屬的相處之道

太過直接的建議或指示通常都無法傳達到心裡。
要讓別人對你說的話感興趣,「自願接受你的論點,自願行動」是很重要的。

建議搭配閱讀:【說話的藝術】教你建立信賴關係的3大溝通技巧~溝通能力大躍進!

【與部下的相處之道1】製造讓下屬輕鬆搭話的氛圍

首先就從,傾聽對方說話開始吧!即使你在心裡猜測,也很難完全推測出屬下的想法,不知道他在想什麼就沒辦法解決問題。因此若能好好傾聽,就可以了解對方的想法,做出適當的回應。

然而聽話者的態度,會影響說話者願意說的程度。要讓屬下敞開心胸,自己必須是個「別人容易跟你說話的主管」,其中一個特質就是笑容,只要讓部下覺得「他說不定會願意聽我說話」就成功了。

具體來說有以下幾點需要注意:

重點

  • 停下敲打鍵盤的手,專心聽對方說話
  • 將臉、身體轉向對方,坐姿稍微往前
  • 不要一直和對方沒有眼神接觸
  • 配合對方轉換表情(對方笑,你也跟著笑,對方垮著一張臉,你也跟著難過)
  • 注意口氣不要不耐煩
  • 平常要面帶微笑,使用愉快的語調說話

等等,給予對方適當的回饋:「原來你是這樣想的」,對方就能夠感到安心與滿足,或許就能聽到他的真心話了。

【與部下的相處之道2】該讚美的時候讚美,該道歉的時候道歉

人類是種得到認同就會肯主動付出的動物,面對工作會更加積極更取,甚至關心其他同事,所以該讚美的時候盡量別吝嗇讚美,說不定可以讓辦公室的氣氛更好。

建議可以參考以下重點:

重點

  • 「你的想法很有創意,我很佩服」
  • 「我要怎麼做才能跟你一樣會整理資料?」
  • 「謝謝你這麼細心,幫了我很多」
  • 「你提的方法不錯」
  • 「你的想法蠻有趣的,可以再多說一些嗎?」

等等,無論是誰都一定有應該受到肯定的優點,把它找出來,好好讚美一番吧~

另外,主管也是人當然也會犯錯,犯錯並不是壞事,而是之後的行為

舉例來說,開會遲到的時候,很多人會覺得自己是主管所以沒關係,一臉沒事走進來。但這樣是不好的,即便是主管還是應該先說聲抱歉。如此一來他也會有樣學樣,失了誤、犯了錯會比較願意說,也會更尊敬你。

【與部下的相處之道3】不使用負面的詞彙

言語具有改變人類行為的強大影響力。大腦會消化耳朵聽到的話語,並付諸行動。

比方說,主管這樣罵:「部下都不聽話」,大腦會創造出「部下都不聽話」這樣的現實,因此部下就會下意識地表現出相應的行為。尤其是團隊的領導者,一言一行的影響力都是不容小覷的,因此別輕易說出負面的言詞吧!

NG重點

  • 否定詞:「但是」、「可是」、「反正」、「不可能」、「做不到」
  • 嫌惡:「討厭」、「不好」、「不行」
  • 態度不好:「所以說你就」、「我說過很多次了」

【與部下的相處之道3】不說他人壞話

職場最忌諱說別人壞話。無論是對部下、同事、上司還是客戶都不好。

聽到你說別人壞話,部下會怎麼想?以下是部屬可能會有的反應。

部屬可能的反應

  • 「你可能在我不在的時候,偷偷講我壞話」:對上司越來越不信任
  • 「我沒有討厭〇〇,但不跟著附和是不是不好…?」:造成部下壓力
  • 「原來〇〇是這樣的人,我應該要多小心」:給予下屬先入為主的觀念
  • 「你居然會在後面這樣說別人,真是器度狹小」:被部下瞧不起
  • 「聽到上司說〇〇的壞話,我接下來要跟誰說這件事好呢?」:最後可能傳到當事人耳裡

主管也會對人產生不滿,但請千萬不要跟職場相關的人抱怨,你可以跟家人、朋友訴苦,你願意的話洗頭小妹也可以。

【與部下的相處之道4】給他正向的想法

每個職場,都一定會有一個令人頭疼的下屬,累積了很多不滿、停止成長、理由很多不肯行動等等。
他們有一個共通點,那就是負向思考,這時候就需要你給他們「當頭棒喝」

然而你勸說、說話的方式會影響到他之後的工作態度、看事情的角度,幫助他回到正向、積極的心理狀態。

改變想法的例子

1.改變屬下對於事情、結果的想法

  • 「你覺得這件事,還有什麼其他的意義嗎?」
  • 「如果有的話,有怎樣的正向價值呢?」

2.遇上挫折,感到後悔、心情低落

  • 「失敗」是你做了某項行為的證據,是願意挑戰的證明,連失敗也沒留下、什麼都沒獲得,才是更糟糕的情況。

3.讓他看到事物的另一面

  • 部下覺得自己過於文靜的個性是缺點

⇒ 可是你做事很穩、腳踏實地
⇒ 有你在大家很放心

4.其他

  • 當部下有很多牢騷、不滿

部下:「〇〇公司的負責人說話都不算話,一直變來變去」
上司:「這樣剛好可以鍛鍊你隨機應變的能力」

  • 當部下停止成長

部下:「做這份資料花了我3天的時間」
上司:「你這次做的比上次還要完整,下次就維持這種水準,花2天搞定它吧!」

  • 當部下理由很多不肯行動

部下:「我覺得這個方法行不通」
上司:「那麼,你覺得什麼方法可行呢?」

以此類推,只要你的一句話說不定就能夠改變部下看事情的角度,事情的結果也會有所不同,也會讓你們的關係更加穩固。

另外小編想再補充一點。

講述自身的失敗談

有的時候需要舉個例子,讓對方更加信服於你,而「親身經歷」最具說服力,所以鬼故事通常會是講述者的親身經歷,或者是從親朋好友口中聽來。

「你絕對不能變得像我一樣喔!」尤其是講述失敗談屬於示弱表現,很容易吸引對方的注意。像是過去的的自己因為錯誤的決定付出了多慘痛的代價,現在又是如何深陷於後悔的漩渦等等,告訴他你曾經體驗的事件心得吧!

如果你能駕輕就熟,經驗談就算全部都是「編造的故事」也沒關係。無害的故事,真偽並不是什麼大問題。

【與部下的相處之道5】讓他明白做事的目的,使目標一致

告訴他為什麼要這件事情、會帶來什麼成果,這是很重要的一點。

當人只把工作當工作,不知道是「為了什麼而做」,只覺得自己「被迫做事」,就無法發揮出擁有的工作能力,所以如果你發現部下都不願付諸行動、很沒幹勁,請跟他說明看看事情的目的,讓目標一致。那麼具體來說該怎麼做呢?答案是,讓他明白這樣做會有什麼優點

例子

✖「你把這客戶的資料整理給我」

〇「下禮拜的企劃會議會用到這個客戶的資料,你可以在明天前整理好交給我嗎?企劃案通過的話,你的那個案子也會比較過關喔,所以就麻煩你幫忙了。」

✖「幫我送客戶到門口」

〇「送客戶的時候,希望你能送到門口。除了有禮貌之外,這樣他回頭看的時候,會看到我們工作的身影,對我們印象深刻,讓他願意再跟我們合作。」


讓屬下瞭解事情的目的與目標,讓他對工作的態度變得更積極,使思考、情緒都能步上軌道,也能夠帶來好的工作績效。

【與部下的相處之道6】陪下屬一起解決煩惱與問題

一起討論事情、腦力激盪,能夠加深達成目標的可能性、克服問題。

尤其是「一直失誤」,或是「跟同事處不好」的人,容易陷入被害者意識,一直困在問題的迴圈裡無法自拔,這種時候上司如果能介入,不僅能幫助工作,還可以讓部下有所成長

例子

  • 對你來說,最棒、最理想的結果大概是什麼樣子?
  • 如果滿分10分,那現在有幾分?
  • 你覺得要怎麼做才能更靠近滿分?
  • 你覺得是什麼事情導致結果變成這樣?
  • 假設能回過去,你會做什麼事補救?
  • 倘若能從一個你尊敬的人身上得到建議,你覺得他會對現在的你說什麼?
  • 你覺得現在要如何開始第一步?


如上所述,以「詢問」的方式來陪伴下屬了解問題核心,自然也會縮短心靈上的距離,人際關係自然就好。

總結

你覺得今天的文章如何呢?

如果你可以活用小編介紹的6種方法,並警惕自己別使用NG的溝通方式,不只你會有所變化,部下一定也會往好的方向改變,溝通順暢除了沒有壓力,也能讓工作氛圍更加愉悅。希望本文能為你減少溝通的壓力略盡棉薄之力。

最後,祝你有個美好快樂的一天。